Doel

1. Beschrijving van het project

"Vlaamse Jonge Ondernemingen" (VlaJo) wil studerende jongeren vroegtijdig vertrouwd maken met ondernemerschap en hiertoe bedrijven en scholen mobiliseren in een win-win relatie. Met de leerondernemingen wil het tevens de jeugd prikkelen en zin geven in het starten van een eigen zaak.

De ondersteuning en begeleiding van de ondernemingen door VlaJo gebeurt door verschillende mensen. Enerzijds de coördinatoren, die het contactpunt zijn tussen de scholen en VlaJo; anderzijds het secretariaat en de dossierbeheerders, die de boekhouding en papieren opvolgen van de ondernemingen.

Het eindwerk bestaat uit maken van een dynamische website voor het online beheer van deze "jonge ondernemingen". Dit houdt in: het registreren van de onderneming, gegevens aanpassen, peters/raadgevers/aandeelhouders/... beheren, enz...

Belangrijk is de volledige administratie, waarbij de mensen van het secretariaat complete toegang moeten krijgen, en de coördinatoren beperkte rechten hebben (enkel de nodige gegevens van hun eigen ondernemingen).

De doelgroep voor deze ondernemingen is opgedeeld in 4 categorieën, aangepast aan de leeftijd van de ondernemers:

•   lager onderwijs: Kid@Bizz
•   3de en 4de jaar secundair onderwijs: Jieha!
•   5de en 6de jaar secundair onderwijs: Mini-onderneming
•   hoger onderwijs: Small Business Project (SBP)

Verder is het de bedoeling de interactie met de gebruiker te verhogen door middel van enquêtes, forum, nieuwsitems, gebruikers die zelf nieuws en suggesties kunnen doorsturen, foto’s online plaatsen en beheren, agenda met alle geplande evenementen, frequently asked questions, online assistentie, inschrijvingen voor alle openstaande evenementen, ...
Dit deel zal waarschijnlijk nog uitgebreid worden naarmate de site vorm krijgt.

2. Probleemstelling

Voordien gebeurden alle inschrijvingen op papier.
Deze werden ingevuld door de leerlingen en per post opgestuurd naar de administratieve dienst. De mensen daar typten alles over in een Access database. Door de stijgende populariteit werd dit echter onhoudbaar. Er kwamen vorig schooljaar al meer dan 5000 brieven toe, waardoor er twee mensen full-time bezig waren met het invoeren van de gegevens. Bovendien moest elke wijziging (van een onderneming, persoon, …) manueel ingevoerd worden! Voor de jongeren die een onderneming startten, was dit een weinig praktisch en flexibel systeem.

Daarbij kwam nog eens dat de bestaande database een slechte structuur had. Onder andere door heel veel redundantie kon er niet lang meer gebruik van gemaakt worden.

Men hoopt door deze digitalisering, net zoals de voorbije jaren, nog verder te kunnen blijven groeien.

3. Doelstelling

Aangezien de ondernemingen gestart worden door leerlingen of studenten vanaf het begin van het schooljaar, was het eerste vooropgestelde doel dat de inschrijvingen (van de gebruikers en leerondernemingen), de database, de agenda, de webshop, … klaar was tegen 1 september 2004. Ook de site moest qua lay-out en structuur grotendeels herwerkt zijn tegen die datum.
Omdat er al twee belangrijke evenementen gepland waren, moesten de inschrijvingen hiervan ook tijdig online staan:
- SBP-congres Brussel: inschrijvingen ten laatste online op 20/10/2004
- Cambridge examen: inschrijvingen ten laatste online op 01/11/2004

Bovendien moest een deel van de administratie mogelijk zijn tegen 1 september 2004: betalingen beheren, 'gegevenskaart' van de ondernemingen opvragen en afdrukken, registratielijst opvragen en afdrukken voor het ministerie, beheer van nieuwsitems, verwijderen van commentaar op nieuwsitems, persoonsgegevens opvragen en wijzigen.

Het is tevens de bedoeling dat de administratieve dienst de site (en de gegevens) volledig kan beheren (pagina’s, menu-items, projecten, … toevoegen/verwijderen/aanpassen). Moeilijkheid hierbij is dat niemand bij VlaJo kan programmeren noch kennis heeft van (dynamisch) websites en termen zoals sessies, cookies, ...

4. Overzicht: te verwezenlijken, mogelijke opties en uitbreidingen

De layout van de bestaande site mag behouden worden, met later eventueel toevoeging van kleurschema’s waaruit elke gebruiker kan kiezen.
Alles moet zo flexibel mogelijk gemaakt worden, zodat de administratieve dienst zoveel mogelijk zelf kan aanpassen (toevoegen, verwijderen, ...).
Eventueel ervoor zorgen dat in het administratieve deel de menustructuur kan aangepast worden, zodat ze ook zelf links kunnen toevoegen/verwijderen/aanpassen. Dit moet nog onderzocht worden afhankelijk van de noden van de administratieve dienst.
Indien mogelijk is het een optie om het menu te kunnen aanpassen via de site zelf (zonder weet te hebben van de bestands- en database structuur).

Er moet ook een overzicht mogelijk zijn van alle gegevens van de ondernemingen van de afgelopen 3 jaar. Dit is nodig voor statistische gegevensverwerking, mailingen, ...
Dit houdt ook in dat men het schooljaar moet kunnen afsluiten op de site, zodat alle nodige gegevens aangepast worden in de database (onder andere het aantal geregistreerde ondernemingen per coördinator, tabel met de onderneming-code van het huidige schooljaar, ...).

Het nieuws en de nieuwsbrief moeten gearchiveerd worden, zodat men een overzicht kan opvragen van alle items.

Belangrijk is ook het loggen van fouten en abnormaliteiten! Hierbij zal de administratie de logs kunnen opvragen en eventueel acties ondernemen.

Bovendien is het de bedoeling dat de administratieve dienst de gegevens van alle ondernemingen en gebruikers kan opvragen en aanpassen, een fotoscript ter beschikking heeft om foto’s online te zetten inclusief commentaar bij de foto’s, een agenda om alle evenementen over heel Vlaanderen op te plaatsen, administratie van de scholen, de webshop, de enquêtes, ...
Aangezien de gegevens nu online staan, is het de bedoeling dat alle informatie via de site en via mailing gebeurt. Vroeger werden er brieven verstuurd, maar dit werd veel te duur door de stijgende groei. Als gevolg hiervan moet er een degelijk mailingsysteem uitgebouwd worden, zodat ze verschillende mails kunnen sturen naar bepaalde doelgroepen.

Voor de administratie is de opbouw van verschillende lijsten heel belangrijk. Inclusief het kunnen afdrukken en bewerken (Excel).
Hier zou het nuttig zijn een algemene klasse te maken die alle tabellen en lijsten kan sorteren op elke gekozen kolom.

Indien er nog tijd is en het nuttig blijkt: een (XML) RSS feed voor alle nieuwsitems.